Учет расходов на ГСМ при УСН. Примеры

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ

Приобретенные ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов организации и принимаются к учету по фактической себестоимости (абз. 2 п. 2, п. 5, абз. 3 п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).

Приобретенные подотчетным лицом ГСМ для автомобиля принимаются к учету по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо»,

Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов (п. 4, абз. 2 п. 5, абз. 2 п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Списание ГСМ производится на основании данных, отраженных в путевом листе (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).

В бухгалтерском учете списание израсходованных ГСМ отражается по дебету счета 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет 10-3.

Налоговый учет расходов на ГСМ

Расходами в целях налогообложения при УСН признаются любые расходы при условии, что они экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в порядке, установленном законодательством РФ, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН, при определении объекта налогообложения могут уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта.

Либо стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать на основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в составе материальных расходов.

На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

При этом в этом Письме ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/[email protected] отмечается, что для признания в целях налогообложения расходов по ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий: наличия оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактического списания топлива служебному транспорту.

Документальное оформление расходов на ГСМ

На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/[email protected]).

О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца.

При этом форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно исходя из удобства учета, должна содержать следующие обязательные реквизиты любого первичного документа согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке его действия;

— сведения о владельце транспортного средства;

— марка и государственный номер транспортного средства;

— фамилия, имя и отчество водителя.

Кроме того, форма путевого листа должна быть утверждена в учетной политике.

Наряду с этим отмечаем, что путевые листы нужно хранить в организации не менее пяти лет.

Нормирование затрат на ГСМ

НК РФ не предусмотрено нормирование затрат на ГСМ.

При этом согласно последним разъяснениям Минфина России при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.06.2019 N 03-03-06/1/20097).

Обращаем Ваше внимание на то, что методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», действовавшие с 2008 г. изменены Распоряжением Минтранса России от 14.07.2019 N НА-80-р (вступили в силу 14.07.2019).

Таким образом, стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать в полном объеме или в пределах норм. Выбранный вариант следует закрепить в учетной политике.

Таким образом, возможны следующие варианта учета списания расходов на ГСМ:

Списание расходов на ГСМ по фактическому потреблению

Поскольку нормирование не предусмотрено, то можно установить порядок списания расходов на ГСМ по фактическому потреблению, то есть принимать все затраты на основании чеков АЗС, приложенных к путевым листам и авансовым отчетам водителя. Однако обосновать такие затраты практически невозможно, поскольку в чеке указываются только марка топлива и время заправки, без наименования марки, а тем более номера автомобиля.

Это прямой путь к завышению топливных расходов.

Нормирование расходов на ГСМ

В этом случае осуществляется нормирование расхода на ГСМ для каждого конкретного автомобиля и утверждается методика расчета нормативов в учетной политике.

Как правило, норма определяется на основании технической документации производителя. Это достаточно удобный метод, простой в расчетах, и документально обоснованный.

Нормирование расходов на ГСМ согласно Методическим рекомендациям

В этом случае используются Нормы и порядок, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).

С учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что использование официально установленных Методических рекомендаций — достаточно удобный и безопасный способ учета, позволяющий снизить риски отказа налоговых органов принять топливные расходы.

На балансе Организации, применяющей УСН с объектом «доходы минус расходы», числится легковой автомобиль.

12 мая 2019 г. на этом автомобиле водитель Организации был отправлен на служебное задание.

Под отчет водителю выданы деньги на покупку ГСМ в сумме 825 руб.

По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового чека АЗС, из которого следует, что он приобрел 25 л бензина марки АИ-95 на общую сумму 825 руб.

Согласно учетной политике для целей бухучета Организация списывает материалы по средней стоимости, а путевые листы составляет на один месяц.

31 мая 2019 года водитель сдал в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:

— остаток топлива в баке при выезде на служебное задание — 2 л;

— остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место — 7 л;

— пробег автомобиля во время поездки — 200 км.

Количество топлива, которое подлежит включению в затраты, составляет 20 л (2 л + 25 л — 7 л).

Средняя стоимость топлива с учетом остатка на начало месяца в сумме 66 руб. — 33 руб. [(66 руб. + 825 руб.) : (2 л + 25 л)].

В бухучете необходимо сделать следующие записи:

— 825 руб. — выданы под отчет денежные средства на покупку топлива;

Дебет 10, субсчет «Топливо», Кредит 71

— 825 руб. — оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета);

Дебет 26 Кредит 10, субсчет «Топливо»,

— 660 руб. (20 л x 33 руб.) — списана стоимость израсходованного топлива.

В налоговом учете Организация списывает затраты на ГСМ в соответствии со следующими нормами, утвержденными локальным актом:

— базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;

— поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;

— нормативный расход ГСМ рассчитывается как произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.

Итого нормативный расход топлива за май 2019 года составляет 19,046 л (0,089 л/км x 200 км x 1,07).

Предельная сумма расходов на ГСМ, которую можно учесть в затратах при «упрощенке», равна 628,52 руб. (33 руб. x 19,046 л).

Эту сумму следует записать в книгу учета доходов и расходов 31 мая.

Неучтенными для целей налогообложения остались 31,48 руб. (660 руб. — 628,52 руб.).

Расходы при УСН на ГСМ

Нормирование расходов на ГСМ

В Налоговом кодексе нет условий на нормирование топлива на автотранспорт. Но в то же время любые расходы на топливо должны быть подтверждены путевыми листами. Формы путевых листов можно разработать самостоятельно. Все обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Предусмотрите в них обязательно данные о медосмотрах. И добавьте туда еще такой реквизиты, как «поездки».

В настоящее время нормировать стоимость топлива в налоговом учете при УСН необязательно. Финансовое ведомство признает это не обязанностью, а правом налогоплательщика (письма Минфина России от 27.01.2019 № 03-03-06/1/2875и от 03.06.2019 № 03-03-06/1/20097). А все потому, что Налоговый кодекс РФ не содержит требования о нормировании затрат на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

  • См. также нормы расходов на ГСМ
  • Поэтому нормировать или нет затраты на ГСМ, фирмы и предприниматели решают самостоятельно. Если выбран вариант в пользу нормирования, то для учета расходов можно использовать, во-первых, самостоятельно разработанные нормативы, во-вторых, данные завода-изготовителя автомобиля. А в-третьих — нормы, утвержденныераспоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Последние обязательны лишь для автотранспортных фирм. Обычные же компании и предприниматели могут использовать их по желанию.

    Документы для учета ГСМ при УСН

    Какой автомобиль используется

    Основание для списания расходов

    Автомобиль, принадлежащий организации

    Стоимость ГСМ учитывается при «упрощенке» по статье «расходы на содержание служебного транспорта» (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

    Автомобиль, принадлежащий индивидуальному предпринимателю

    Бизнесмены могут использовать личные автомобили в своей предпринимательской деятельности, законодательством это не запрещено. При этом возникающие расходы можно списать при упрощенной системе налогообложения. Стоимость ГСМ можно отразить как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для подтверждения этих расходов нужны накладные, чеки, квитанции и путевые листы, свидетельствующие о том, что транспорт использовался в производственных целях (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Затраты на техническое обслуживание автомобилей относятся к материальным расходам на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Особых условий для списания подобных расходов в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ нет. Достаточно оплаты. Что же касается ремонтных расходов на автомобили, то их можно учесть в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, причем также сразу после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если автомобили используются в производственной деятельности, то затраты как на их обслуживание, так и на ремонт будут обоснованными

    Машина, арендованная у сотрудника

    ГСМ при аренде автомобиля можно списать на расходы в качестве либо материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), либо затрат на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт фирма могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Кроме того, в расходах можно учитывать и выплачиваемую арендную плату сотруднику (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Индивидуальный предприниматель не вправе заключить сам с собой договор на аренду транспортного средства, поскольку это влечет за собой прекращение обязательства (ст. 413 ГК РФ)

    Личная машина сотрудника, используемая им в служебных целях

    В этой ситуации стоимость ГСМ нельзя учесть как отдельную статью расходов. Учитывается лишь общая сумма выплаченной компенсации сотруднику, причем в пределах норм (подп. 12 п.1 ст. 346.16 НК РФ). Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 руб. в месяц. А для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. Данные нормы установлены в пункте 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

    При этом указанные суммы включают в себя все расходы, которые несет сотрудник, эксплуатирующий автомобиль. То есть в эти 1200 или 1500 руб. включаются ГСМ, техническое обслуживание, ремонт и т. п. (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). Поэтому вы можете утвердить любую сумму компенсации работнику, но учесть при упрощенной системе сможете лишь установленную норму.

    Более того, надо принимать во внимание тот факт, что эта норма утверждена законодателями в расчете на полный месяц использования автомобиля в служебных целях. Если, например, сотрудник ездил на машине всего 2 дня из 22 рабочих дней в месяце, то и компенсацию, которую можно списать на расходы, надо уменьшить в 11 раз. Это специалисты Минфина России уточнили в своем письме от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140

    Учет стоимость ГСМ при УСН

    Путевой лист — ключевой документ, который подтверждает обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца

    Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

    В путевом листе фирме и предпринимателю лучше указывать конкретный маршрут каждой поездки и соответствующий ему расход топлива автомобиля

    Накладные, чеки АЗС, выписки со счета

    Первичные платежные документы подтвердят, что расходы на ГСМ были фактически оплачены

    Перечень документов, которые «упрощенцу» выпишет продавец ГСМ, зависит от того, как приобретают топливо. Если водитель расплачивается на АЗС наличными, то ему выдадут кассовый чек. Безналичные покупки по топливным картам подтвердят отчеты продавца, выписки со счета и ежемесячная накладная

    Авансовый отчет необходим, если топливо приобреталось через подотчетное лицо. К отчету работник прикладывает документы об оплате

    Расходы, оплаченные подотчетным лицом, считаются оплаченными работодателем на дату утверждения авансового отчета. При условии, что долга перед сотрудником нет

    Приказ директора о порядке учета расходов на ГСМ

    Документ понадобится, чтобы установить, каким способом «упрощенец» определяет размер расходов по ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

    Приказ составляйте в произвольной форме. В документе надо предусмотреть нормативы ГСМ или указать, что вы списываете расходы на ГСМ в полной сумме.

    Обратите внимание: нормировать расходы можно как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. А можно и не нормировать. В бухгалтерском учете расходы на ГСМ разрешается списывать в размере фактически понесенных затрат, то есть без нормирования (п. 5 ПБУ 5/01). В налоговом учете обязательных требований к нормированию также не установлено. Фактический расход топлива подтверждает путевой лист

    Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

    Можно ли расходы на ГСМ не нормировать, а списывать в полной сумме

    Можно. Обязательных требований к нормированию стоимости ГСМ ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предъявляет. При этом, если нормы вы не применяете, будьте готовы обосновать объем списываемого топлива в налоговом учете. Целесообразно установить одинаковый подход к учету расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете. То есть либо и там и там применять нормы, либо не применять

    Какие способы нормирования существуют

    «Упрощенец» может выбрать один из трех вариантов.

    Первый — применять нормы, разработанные Минтрансом. Второй — учитывать ГСМ в пределах норм, установленных изготовителем .

    Третий вариант учета расходов — использовать нормы, разработанные самостоятельно. Подтверждать эти нормы будут акты контрольного заезда транспортного средства в заданных условиях

    Является ли нарушением пересмотр норм топлива в середине года

    Это допускается, если изменение норм ГСМ обоснованно. Например, оказалось, что новый автомобиль расходует больше топлива, чем установили изначально. В расходы УСН списывают только экономически оправданные затраты, которые подтверждены документами. Причину изменений укажите в приказе директора фирмы о новых нормативах расхода топлива

    Можно ли разработать разные нормы расхода ГСМ на зимнее и летнее время

    Да, можно, законодательство это не запрещает. В приказе директора отразите, какие периоды считаются зимними и летними. Укажите зимние и летние нормы расхода топлива

    Можно ли перерасход топлива удержать из заработной платы водителя

    Можно, если перерасход — вина водителя. А это может установить комиссия, состоящая из директора и других специалистов (ст. 247 ТК РФ). Обязательно надо попросить работника объяснить перерасход. Издать распоряжение об удержании директор вправе только в течение месяца после расчета ущерба фирмы. И в размере, не превышающем один средний месячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок пропустили или сумма ущерба больше, то взыскать средства с работника можно только через суд

    Формы документов для учета расходов ГСМ на УСН:

    1. Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля
    2. Путевой лист легкового автомобиля (упрощенная форма)
    3. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма № 3)
    4. Пример заполнения путевого листа специального автомобиля
    5. Форма № 4-С. Путевой лист грузового автомобиля
    6. Форма № 6. Путевой лист автобуса
    7. Форма № 4. Путевой лист легкового такси
    8. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П)
    9. Пример заполнения путевого листа строительной машины (форма № ЭСМ-2)
    10. Форма № 4-П. Путевой лист грузового автомобиля
    11. Форма № 3 спец. Путевой лист специального автомобиля
    12. Форма № 412-АПК. Путевой лист трактора
    13. Форма № 4-м. Путевой лист грузового автомобиля
    14. Форма № 6 (спец.). Путевой лист автобуса необщего пользования
    15. Путевой лист легкового автомобиля
    16. Форма № 8. Журнал учета движения путевых листов
    17. Форма № ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
    18. Пример заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (форма № 6 спец)
    19. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-С)

    ГСМ оплачены через подотчетное лицо

    ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

    — выданы работнику средства на покупку ГСМ

    Расходный кассовый ордер

    ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 71

    — приняты к учету ГСМ

    Авансовый отчет работника

    — списана стоимость потраченного ГСМ на расходы

    ГСМ оплачены безналичным перечислением на счет продавца

    ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

    — перечислены деньги на покупку ГСМ

    Выписка со счета «упрощенца»

    ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60

    — приняты к бухгалтерскому учету купленные ГСМ

    Накладная или иной первичный документ от поставщика

    ДЕБЕТ 20 (25, 26) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»

    — списана стоимость потраченного бензина на расходы

    Компенсация за использование личного легкового автомобиля: учет при УСН в 2017 году.

    Семинары и вебинары Аюдар Инфо

    Можно ли учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля, которая выплачивается работнику организации?

    Д а, согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

    Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.

    Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

    Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией. Вправе ли организация, применяющая УСНО, учесть в расходах всю сумму компенсации, которая установлена данным соглашением?

    Р асходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92):

  • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 (руб. в месяц);
  • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 (руб. в месяц);
  • мотоциклы – 600 (руб. в месяц).
Читайте так же:  Доверенность на регистрацию транспортных средств от юридического лица

Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2019 № 03?03?06/1/48789).

Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Как следует из названия Постановления № 92, его действие распространяется на организации. Должны ли индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, руководствоваться указанным документом при учете компенсаций за использование личного легкового автомобиля в служебных целях?

Д ействительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации, применяющие УСНО. Но, как разъяснено в письмах Минфина России от 11.03.2012 № 03?11?11/74, от 31.01.2019 № 03?11?11/38, от 26.02.2019 № 03?11?11/82, указанные в Постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

Организация, применяющая УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Размер компенсации соответствует нормам, установленным в Постановлении № 92. Вправе ли организация отдельно учесть в расходах при УСНО затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), то есть на бензин, возмещаемые данному сотруднику?

В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03?03?01?02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Читайте так же:  Трудовой кодекс о совместительстве должностей

Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03?11?11/74, 03?11?11/38, 03?11?11/82, от 23.09.2019 № 03?03?06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03?03?06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08?С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были. При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.

Организация учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях. Правомерно ли это, если сотрудник управляет данным автомобилем по доверенности (автомобиль оформлен на супругу)?

«Уп рощенцы» вправе учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.

При этом ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 26.2 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.

Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.

Аналогичное мнение было высказано в Письме Минфина России от 05.12.2012 № 03?03?06/1/629.

Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2019 по делу № А56-74147/2019, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ – Определение от 16.04.2019 № 307?КГ15-2718).

Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Толкование ст. 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.

Вопрос:

Организация, применяющая УСНО, выплачивает своему работнику компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей. Каков минимальный перечень документов, которые нужно оформить в этом случае?

Ко нкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах при УСНО, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности. Обозначим общий подход в данном вопросе.

Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами. Это должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Во-вторых, в соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.

Компенсация расходов, осуществленных сотрудником в интересах фирмы

Предприятие на УСН (доходы — расходы). На малом предприятии директор закупает материалы (запчасти, материалы, ГСМ и т.д.). Деньги из кассы в течении месяца не получает, использует свои. В конце месяца сдает авансовый отчет. По РКО выдаем истраченную сумму по авансовому отчету в конце месяца. Как правильно написать приказ на выдачу из кассы денег директору по авансовому отчету, если отчет в конце месяца. И правильно ли мы делаем? Надо ли писать директору заявление о выдаче денег по авансовому отчету после того как он сдаст отчет в конце месяца? ГСМ покупаем только на заправках по кассовым чекам. Договора с заправками конечно нет. Как обезопасить предприятие в таком случае, ведь чеки принимаем к налоговому учету? Надо ли составлять акт на списание ГСМ, материалов в конце каждого месяца или можно поквартально? Какую форму акта на списание использовать?

Читайте так же:  Ежемесячное пособие по уходу за ребенком неработающей маме

В вашем случае составлять авансовый отчет не совсем корректно. Так под отчет деньги директору не выдавали. Вместо авансового отчета подготовьте:

1) документы об оплате материалов, ГСМ — чеки;

3) приказ руководителя о возмещении расходов.

Директор оплатил расходы в целях компании. Поэтому фирма обязана возместить сотруднику понесенные издержки (п. 2 ст. 975 ГК РФ). Для этого руководителю следует составить на себя приказ о возмещении.

Если ценности покупает другой сотрудник фирмы, то возьмите с него еще заявление с просьбой компенсировать расходы.

НДФЛ с компенсации не платите. Так как она не является доходом сотрудника (ст. 41 НК РФ). С этим согласны специалисты финансового ведомства (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219).

Еще советуем составить общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели ниже.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

— возмещены расходы работнику.

В налоговом учете после выплаты компенсации отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Если автомобиль вы используете просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав расходов на содержание служебного автотранспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается актов на списание, то их лучше оформить. Объясним почему.

Материалы на упрощенке следует списывать после оплаты. Ждать отпуска ценностей в производство не нужно (п. 2 ст. 346.17 К РФ, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но чтобы списать расходы, их следует подтвердить документами. И как показывают разъяснения чиновников и судебная практика акты на списание безопаснее подготовить. Так вы докажете проверяющим, что использовали материалы в производственной деятельности, для получения дохода. Значит, затраты экономически обоснованны (ст. 252 НК РФ). И их можно списать. Составлять документы можно по мере списания или ежемесячно.

Причем в актах нужно указывать подробные названия материалов, с детализацией. Иначе налоговики могут посчитать, что вы составили документы формально. И снимут расходы. Это подтверждает постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.06.2019 № А22-2907/2019. Подробности решения — вы можете посмотреть тут http://e.26-2.ru/article.aspx?a >

Подробнее об учете материалов и о том, какими документами их подтвердить, см. наши статьи. Нажав на них, вы сможете ознакомиться с материалом.

Образец акта на списание есть у нас на сайте http://e.26-2.ru/ в разделе «Формы».

Ваша фирма может выбрать более подходящий для себя образец акта. Обязательного бланка нет.

Индивидуальный предприниматель применяет УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы». В целях осуществления своей деятельности он доставляет продукцию на своем личном транспортном средстве, соответственно, производит расходы на покупку бензина. Можно ли учесть стоимость бензина в расходах при УСНО? Если да, какими нормами расхода бензина руководствоваться?

При решении вопроса о нормах расхода бензина следует принимать во внимание нормы, указанные в технической документации к транспортному средству, а также нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, содержащиеся в методических рекомендациях, утвержденных Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 №АМ-23?р. Аналогичные разъяснения даны и в Письме Минфина РФ от 17.11.2011 №03?11?11/288.

Если в предпринимательской деятельности используется транспортное средство, на которое не предусмотрены нормы расходы бензина либо фактический расход их превышает, можно ли установить их самому предпринимателю или организации исходя из технической документации на транспортное средство и производственной необходимости?

Да, «упрощенец» может самостоятельно установить нормы на ГСМ отдельным документом и придерживаться их для расчета расходов на бензин.

В какой момент можно признать расходы на ГСМ при УСНО?

Для признания в целях налогообложения при УСНО расходов на ГСМ необходимо выполнение одновременно следующих условий: наличие оплаты ГСМ, а также их получение и оприходование. Если получение ГСМ осуществляется посредством заправки автотранспорта на АЗС, расходы на приобретение учитываются на дату заправки автотранспорта (пп. 1, 2 ст. 346.17 НК РФ).

При этом расходы на ГСМ должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Расходами в целях налогообложения при УСНО признаются любые расходы при условии, что они экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в порядке, установленном законодательством РФ, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на ГСМ, является путевой лист.

Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Ведение первичного учета по указанным унифицированным формам первичной учетной документации обязательно юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Для организаций, осуществляющих деятельность в соответствии с уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта [1] , обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 №152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Остальные налогоплательщики могут разработать свою форму путевого листа.

На основании вышеизложенного путевой лист, оформленный в порядке, установленном законодательством РФ, является одним из документов, подтверждающих в целях налогообложения расходы на приобретение ГСМ.

Если без путевого листа никак не обойтись, можно ли его оформлять, например, на месяц?

Требования о наличии путевого листа для учета расходов при УСНО вытекают из положений п. 2 ст. 346.16 НК РФ: расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Соответственно, должен быть документ, который подтверждает, что бензин потрачен для предпринимательской деятельности, а не для иных целей.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Путевой лист можно оформить на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Таким образом, путевые листы можно оформлять один раз на месяц.

Могут ли индивидуальные предприниматели учитывать в расходах при УСНО компенсацию за использование своего личного автомобиля в предпринимательской деятельности? Должен ли он при этом руководствоваться какими?либо нормами?

На основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также на расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

В соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ указанная норма принимается применительно к порядку, установленному ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. Вышеназванные нормы предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Таким образом, экономически оправданные и документально подтвержденные расходы налогоплательщика на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного автомобиля учитываются при определении налоговой базы по единому налогу в пределах норм, определенных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №92, в том числе и индивидуальным предпринимателем.

Может ли индивидуальный предприниматель учесть в расходах компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и затраты на ГСМ? Как документально должны быть оформлены компенсационные расходы?

Да, индивидуальный предприниматель может учесть в расходах компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах установленных норм и затраты на ГСМ.

Основанием для учета расходов на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личного автомобиля являются копии документов на автомобиль, которым владеет индивидуальный предприниматель, а также косвенным подтверждением использования автомобиля в предпринимательской деятельности будут путевые листы, оформленные в общем порядке для учета ГСМ.

  1. Утвержден Федеральным законом от 08.11.2007 № 259?ФЗ.