Письмо в старинном стиле

Письмо в старинном стиле – прекрасный способ порадовать свою вторую половинку, ведь оно сочетает в себе изящный и необычный внешний вид с трогательными и искренними словами, исходящими из самого сердца. Для создания такого письма нам понадобятся: лист белой бумаги, перо, черная тушь, зажигалка, растворимый кофе и лента. Впрочем, вместо пера и туши можно использовать обычную черную ручку, а кофе вполне можно заменить крепкой заваркой.

Старинное письмо, скорее всего, прошло длинный путь и поэтому оно не может быть абсолютно гладким и чистым, поэтому нам необходимо слегка смять лист бумаги.

Так же одной из характерных черт старинного письма является пожелтевшая бумага, поэтому мы начнем именно с окрашивания, имеющегося у нас листа. Для того, чтобы придать бумаге желто-коричневый оттенок, следует поместить ее в чайную заварку или кофе.

Интенсивность окрашивания, при этом, будет зависеть как от продолжительности пребывания бумаги в красителе, так и от его концентрированности. Например, лист бумаги, опущенный в густую кофейную жижу, окрасится буквально за одну-две минуты и его цвет будет насыщенным, в то время как бумага, опущенная в слабую чайную заварку, лишь слегка пожелтеет.
Окрашенный лист бумаги следует вынуть из емкости, в которой он находился, и просушить на воздухе.

После того, как бумага немного подсохнет, нужно прогладить лист с помощью утюга. Это разгладит бумагу и сделает ее более удобной для написания текста.

Теперь можно перейти к дальнейшему состариванию бумаги: чуть надорвать лист, капнуть на него воском или даже оставить на нем отпечатки от кружки горячего кофе.

Ещё больше состарить бумагу, можно чуть подпалив края листа с помощью зажигалки. При этом, следует соблюдать большую осторожность: обжигать бумагу нужно около емкости с водой, чтобы можно было быстро затушить ее края и не сжечь случайно большую часть листа.

Теперь, когда бумага готова, можно приступать к написанию самого письма. Конечно, лучше всего использовать для этого черную тушь и перо, поскольку в этом случае текст будет выглядеть более старинным и аутентичным. Однако вполне можно воспользоваться перьевой или даже обычной черной гелевой ручкой.
Для того, чтобы текст письма выглядел старинным, стоит воспользоваться характерными для прошедших веков округлыми шрифтами со множеством изгибов и завитков. Конечно, не все владеют искусством каллиграфии, поэтому можно предварительно распечатать текст на принтере и лишь затем перевести его на подготовленный состаренный лист бумаги. В этом случае буквы получатся идеально ровными и красивыми, а сам текст будет гармонировать с бумагой по стилю.

После того, как текст будет написан, и чернила высохнут, можно аккуратно свернуть бумагу в трубочку и завязать ее лентой. Вместо ленты можно использовать так же обычную грубую бечевку – это придаст старинному посланию некоторую простоту и в то же время не испортит его внешнего вида.

Как оформить письмо на листе а4

Как правильно написать письмо

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.
  • Как правильно написать личное письмо

    Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

    В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

    Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

    Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

    Как правильно написать полуофициальное письмо

    Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

    Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

    Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

    Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

    Федеральная служба
    по труду и занятости

    Руководителю Федеральной службы
    такой или этакой
    И.О. Фамилия

    Администрация Волгограда
    Департамент такой-то – его название

    Главному редактору
    Издательского дома «Пшик»
    Е.Ф. Кагайловскому

    ООО «Переполох»
    Главному бухгалтеру
    А.И. Квочинской

    любому физическому лицу

    Тугрикову С.М.
    ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
    г. Воронеж, 400001

    Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

    Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2019». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

    Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

    Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений . Ее располагают ниже основного текста, например:

    Приложение: на 2 л. в 1 экз.

    Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

    Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении :

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.
  • В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

    Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах . Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

    Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

    Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

    Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

    *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

    Красивые конверты своими руками шаг за шагом

    Сегодня мы с вами будем разбираться, как сделать конверт из бумаги своими руками. Конверты могут простые, подарочные, отличаться формой и размером, могут не иметь украшений и быть сложно декорированными.

    Для того чтобы сделать бумажный конверт вам с ребенком потребуется немного времени, материалы для работы и фантазия.

    В зависимости от возраста и умений ребенка выбирайте тот вариант конверта, который ему по силам.

    Помните, что обучение от простого к сложному приводит к лучшим результатам и закрепляем в ребенке ощущение успешности и уверенность в своих силах.

    Материалы и оборудование

    В зависимости от простоты или сложности вашего конверта вам понадобится материал для основы. Это может быть что угодно: бумага формата А4, картон, цветная бумага, куски обоев, простая оберточная бумага, фетр и т.п.

    Для украшения подойдет все, что покажется уместным и красивым: бусины, пуговица, ленточки, кружево, пайетки, куски бечевки, соломка, искусственные цветы и много другое.

    Можно обойтись простой аппликацией или рисунком, тогда вам будут необходимы краски, фломастеры, карандаши, цветная бумага.

    Также вам обязательно понадобятся ножницы, линейка, карандаш и клей.

    Прежде чем приступить к выполнению задуманного, приготовьте место, где вы с ребенком расположитесь.

    Рабочее место должно быть хорошо освещено и удобно, рабочие материалы должны находиться под рукой.

    Как сделать конверт из бумаги А4

    Простой обычный конверт для письма

  • Возьмите лист бумаги формата А4 и положите его перед собой горизонтально.
  • Отмерьте с правого верхнего и левого нижнего боков по 7,2 см.
  • Проведите линии к углам, как показано на схеме. Отрежьте получившиеся треугольники.
  • Поверните получившуюся фигуру к себе так, чтобы она выглядела, как ромб.
  • Ровно согните боковые стороны в середине.
  • Согните к середине верхнюю и нижнюю стороны.
  • Склейте готовый конверт, оставив ярлычок, чтобы конверт свободно открывался.
  • Читайте так же:  Какие документы нужны чтобы встать на учет по беременности алматы

    Прямоугольный конверт для письма

  • Возьмите лист бумаги формата А4. Согните его по линии, как показано на схеме (А).
  • Согните боковые стороны (Б).
  • Разверните лист и отрежьте по согнутым линиям боковые части так, как это показано на рисунке (В).
  • Загните оставшиеся боковые части. Сложите конвертик и склейте боковые стороны. Оставшимся ярлычком закройте конверт (Г).
  • Простой квадратный конверт

  • Сложите квадратный лист по горизонтали, а потом по вертикали.
  • Согните два угла к центру.
  • Загните нижний угол вперёд.
  • Конверт готов
  • Возьмите квадратный лист бумаги. Поверните его так, чтобы он выглядел как ромб. Согните его, чтобы получился треугольник.
  • Отогните верхнюю сторону треугольника к основанию треугольника.
  • Теперь согните его правый уголок, как на схеме.
  • То же самое проделайте с левым уголком.
  • Отогните от середины конвертика оставшийся уголок
  • Раскройте этот уголок так, чтобы в него входил палец.
  • Загните верх конверта вниз и вставьте его в кармашек, который только что сформировали.
  • Красивый квадратный конверт с закругленными краями

  • Берем лист бумаги с равными сторонами , оставляем посередине квадрат.
  • Из боковых частей формируем при помощи циркуля и ножниц четыре закругленных ярлычка.
  • Сгибаем все ярлычки к центру.
  • Получится очень красивый конверт.
  • Это очень простой способ. Такой конвертик можно не склеивать, а просто тщательно пригладить его сгибы так, чтобы он не открывался. Зато, когда получатель раскроет конверт, он увидит сердечко. Внутрь такого конверта можно даже ничего не класть, а просто написать внутри самого сердца приятные слова.

  • Итак, вам понадобится вырезать из бумаги сердечко.Чтобы оно получилось ровным и симметричным, нужно сложить лист вдвое и вырезать по контуру одной половины.Когда вы раскроете лист, получится аккуратное сердечко. Это важно.
  • Разверните сердечко лицевой стороной к столу.
  • Согните его боковые стороны, как показано на фото.
  • Согните к середине верхнюю и нижнюю оставшиеся стороны.
  • Конвертик готов.
  • Теперь вы знаете основные способы изготовления конвертов. Можно экспериментировать и придумывать свои необычные варианты. Любой из приведенных выше конвертов, даже самый простой, можно превратить в красивый и подарочный, если оригинально его оформить.

    Оформление подарочного конверта

    Предложите ребенку самому украсить конверт. Например, раскрасить его карандашами. Покажите, что стороны конверта можно контурно обвести фломастерами, нарисовать цветочки или просто абстрактно разрисовать весь конверт. Также, он может написать на лицевой стороне красивые слова, которые вы предварительно поможете ему найти. Многим детям очень нравится клеить бусины. Пусть ваше чадо проявит себя. Дайте ему бисер, бусины разной величины и клей. Он будет рад самостоятельно сотворить шедевр. Можно накрутить вокруг конверта нити, равномерно приклеивая их на клей, чтобы они не рассыпались. Такой вариант смотрится органично даже без дополнительного украшения. Хотя, никто тут не установит для вас рамки, поэтому смело можете клеить цветочки, бантики и бусины. В процессе приготовления конвертов можно попробовать заняться с ребенком квиллингом. Возможно, ребенку понравится крутить бумажные полоски, и на выходе вы можете получить прекрасные изделия для декора конвертов. Накрутите с ребенком различных цветочков в технике квиллинг, а потом дайте ему возможность самому расположить их на конверте так, как ему нравится. Наверняка вы со своим маленьким умельцем уже пробовали делать аппликации. Эти навыки обязательно пригодятся и здесь. Посмотрите вместе несколько вариантов оформления и придумайте картинку, которая станет аппликацией для подарочного конверта.

    Тут нет предела фантазии, аппликацию можно сделать плоской или объемной, и в нее также можно включать различные материалы. Например, ткань. Не забывайте и о различных кружевах, которые можно приклеить на конверт. Объемное светлое кружево способно сделать ваш конверт праздничным. А темное, в некоторых случаях поможет добиться некой строгости.

    Мы рассмотрели несколько вариантов простых конвертов, и увидели примеры того, что можно сделать с ними, чтобы они запомнились. Вы удивитесь тому, сколько всего красивого и интересного могут сделать ваши дети. Удачного вам совместного творчества!

    Нарисуйте с ребенком дракона пользуясь нашими инструкциями, которые можно посмотреть тут.

    Оформляем письма по ГОСТу

    В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

    Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие существуют разновидности деловых писем;
  • Правила оформления служебных писем;
  • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
  • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
  • Как оформить деловое письмо с приложением.
  • Правильное оформление писем – успех работы всей компании

    Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

    Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

    Категория

    Виды писем

    1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

    2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

    1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

    2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

    По выполняемым функциям

    1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

    По признаку адресата

    1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

    2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

    По форме отправления

    1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

    2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

    1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

    2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

    1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

    2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

    Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

    Подготовка и составление служебных писем

    К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

    изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

    подготовка и написание проекта текста;

    согласование проекта и необходимое редактирование;

    регистрация исходящего письма;

    Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

    Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

    Структура служебного письма

    Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

    Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

    В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

    В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

    В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

    При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

  • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
  • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
  • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
  • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
  • Оформление письма, образец:

    Оформление писем по ГОСТу

    Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

    Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

    01 — Государственный герб Российской Федерации;

    02 — Герб субъекта Российской Федерации;

    03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04 — Код организации;

    05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    08 — Наименование организации;

    09 — Справочные данные об организации;

    10 — Наименование вида документа;

    12 — Регистрационный номер;

    13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

    14 — Место составления или издания;

    16 — Гриф утверждения;

    18 — Заголовок к тексту;

    19 — Отметка о контроле;

    20 — Текст документа;

    21 — Отметка о наличии приложения;

    23 — Гриф согласования;

    24 — Визы согласования;

    25 — Оттиск печати;

    26 — Отметка о заверении копии;

    27 — Отметка об исполнителе;

    28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    Читайте так же:  Кто имеет право сидеть с ребенком до 3 лет

    29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

    30 — Идентификатор электронной копии.

    Оформление письма по ГОСТу, образец:

    Оформление письма с приложением, образец:

    Правила оформления деловой переписки

    Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

    Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

    Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

    Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

    Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

    Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

    Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

    Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

    Памятка по оформлению делового письма

    Бумага

    Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

    Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

    Поля

    Лист должен иметь поля не менее:

    20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

    Дата

    Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

    Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

    Исходящий номер

    Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

    Ссылка на входящее письмо

    Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

    Адресат

    Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

    По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

    Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

    Текст письма

    Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

    При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

    Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

    Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

    Приложение

    Деловое письмо с приложением оформляют так:

    Приложение: на 2 л. в 2 экз.

    Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

    Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

    Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

    Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

    Подпись

    Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

    Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

    Печать

    Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

    Исполнитель

    При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

    Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

    Красивое оформление письма своими руками в разных стилях

    Красивое оформление письма заключается не только в том, чтобы написать текст ровно, без ошибок, помарок и клякс. Нужно продумать варианты декорирования листов, на которых будет записываться текст, и по возможности конверта. Особенно важно продумать эту деталь, если речь идет о тематическом послании. Существуют определенные особенности, которые стоит учесть в процессе оформления, в противном случае можно испортить материал и ухудшить дальнейшую отделку.

    Подготовка листа к дальнейшему оформлению

    Изначально стоит выбирать исключительно качественную плотную бумагу, которая сможет выдержать определенные виды декорирования. После выбора основного материала стоит произвести и его подготовку:

  • Убрать с поверхности лишние элементы, такие как металлические скобы, зажимы, наклейки.
  • Расправить помятости или сгибы, которые возникли при определенных обстоятельствах.
  • Перед тем как начать оформление, стоит подготовить поверхность для работы и желательно иметь промокашку, чтобы не происходило перепечатывание текста или декора.
  • Красивое оформление письма может получиться только в том случае, если тщательно подобрать инструменты и материалы для совершения работы. Перед тем как наносить краску, чернила на листок, стоит проверить предварительное действие вещества на конкретный вид целлюлозы.

    Возможные варианты оформления

    Красивое оформление письма можно выполнить, используя несколько простых техник, а также их сочетание. Самыми популярными, эффектными и простыми в исполнении являются следующие варианты:

  • На обычном листе бумаги сделать композиционную картину из цветной, гофрированной, декоративной бумаги.
  • Уголки листа можно оформить по принципу снежинки к Новому году – подготовить макет из мелких деталей и вырезать их с помощью канцелярского ножа.
  • С помощью обычных карандашей легко сделать цветной фон-рисунок, на котором будет размещаться текст.
  • Для украшения бумаги можно использовать стразы, блестки, бусы и наклейки, которые наносят на поверхность заготовки.
  • Можно использовать любые подручные материалы, предварительно продумав их интерпретацию. Стоит проявить немного фантазии и приложить немного усилий, и даже самый простой рисунок карандашом может стать настоящим шедевром.

    Оригинальное оформление новогоднего письма

    Дети очень любят писать новогодние письма с просьбой о подарках, но чтобы сделать это действие более увлекательным и занимательным, нужно сначала потрудиться над подготовкой конверта и бумаги.

    Красивое оформление письма Деду Морозу, которое можно сделать с ребенком, может осуществляться по такому образцу:

  • Стоит взять лист формата А 4 и расчертить его, формируя линии для заполнения текстом.
  • В правом нижнем углу можно сделать рисунок с зимней тематикой по обычному стандарту.
  • Более оригинальный вариант – это создание из цветной бумаги ладошек. Предложить ребенку обвести ладошки ребенка, а потом их вырезать.
  • Из ладошек сделать елочку, приклеивая элементы с помощью клея. Поверх готового изделия приклеить елочные игрушки из бумаги, на которых написаны пожелания или просьбы.
  • Такая техника выполнения – это обычная аппликация, которую так любят дети.

    Как украсить письмо, которое предназначено любимому?

    По шаблонным представлениям, письмо любимому человеку можно декорировать исключительно сердечками, поцелуями и амурами. На самом деле, стоит учитывать предпочтения второй половинки и выбрать самый подходящий по смыслу вариант.

    Способ красивого оформления письма любимому человеку в современном стиле может представить собой сочетание миниатюрных абстрактных рисунков и надписей. Необходимо подготовить такие инструменты и материалы:

  • Ручка-перо и несколько цветов чернил. Обязательно наличие черных чернил.
  • Простой карандаш, ластик.
  • Акриловые краски.
  • Принцип оформления заключается в следующих шагах:

    1. Конверт и сам лист стоит оформить в стиле ретро-типографики. Нужно подготовить в заданной тематике шаблон, который создается на обычном листе бумаги.
    2. Положить лист в конверт и с помощью простого карандаша перенести рисунок на поверхность конверта.
    3. С помощью чернильной ручки обвести все элементы рисунка. Желательно, чтобы преобладали чернила черного цвета.
    4. Акриловыми красками закрасить отельные части изображения. Стоит использовать максимум 3 ярких цвета, среди которых обязательно будет присутствовать желтый.
    5. Стоит продумать шрифт для создания надписей. Лучше писать печатными буквами, которые можно встретить в книгах.
    6. Декорирование листов для тематического письма

      Красивые листы для оформления писем могут получиться при минимальном, но подходящем декорировании – не обязательно раскрашивать основу яркими красками, заполняя все пространство. Изначально стоит определить тему письма, а только потом выбирать способы и методы украшения.

      Тематическое оформление письма красиво своими руками можно выполнить таким образом:

    7. Если письмо пишется в летнее время, то в верхнем левом или правом углу можно нарисовать небольшой якорь, который будет украшать бант из атласных лент.
    8. Послание можно сделать приятным и запоминающимся, если просто оклеить конверт с внутренней стороны подарочной бумагой с нейтральным принтом.
    9. Романтические очерки можно оформить с помощью цветочного гербария, который будет украшен текстильными элементами в экостиле.
    10. Стоит запомнить, что минимализм – это тоже искусство, которое требует намного больше таланта и тонкой организации души, чем любой другой стиль.

      Секреты относительно оформления листов для писем

      Красивое оформление письма не обязательно должно занимать много времени, можно значительно сократить этот процесс. При этом, если полностью отсутствует художественный талант, то решить проблему украшения конверта и листа все равно можно.

      Для этого стоит использовать готовые или полуготовые шаблоны для писем. Можно приобрести специальный набор для красивого оформления письма с любой тематикой.

      Сделать заготовку легко самостоятельно, если использовать обычную переводную бумагу. Достаточно выбрать рисунок и копировать его на подготовленную поверхность. Подойдут также декоративные штампы и печати.

      Как написать деловое письмо, которое прочитают

      Что написать в письме, чтобы его дочитали до конца

      тараетесь, пишете, подбираете необходимые слова — и все бесполезно! Потенциальный партнер или инвестор не открывает ваше деловое письмо или пролистывает, даже не удостаивая ответом. Знакомая ситуация? В нашей новой статье рассказываем, как вести деловую переписку правильно и что написать в письме, чтобы его дочитали до конца.

      Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:

      • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
      • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
      • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.
      • Особенности деловой переписки

        • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
        • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
        • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
        • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
        • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.
        • Особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании

          1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации. Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются. Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.

          Информационный вид делового письма

          2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.

          Письмо с просьбой

          3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.

          4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.

          5. Рабочие письма — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.

          Рабочий вид письма

          6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.

          7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.

          8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

          Резюме и рекомендация

          Структура делового письма

          1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Подробнее о секретных приемах мы рассказывали в статье “Как делать е-майл рассылки и не спамить” . Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

          Структура делового письма

          Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

        • Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
        • Основная часть.Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
        • Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
        • Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах или видеороликах .
        • Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
        • Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.
        • Самые распространенные ошибки деловых писем

          1. Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
          2. Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу. Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.
          3. Говорить безжизненным, сухим языком. Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!
          4. При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный. При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица. Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.
          5. Быть голословным. Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.
          6. Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.
          7. Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.
          8. Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
          9. Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.
          10. Как не надо и как надо. Реальный пример

            И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора” . Суть проста: Павлу пришло на электронную почту письмо от банка, он попросил читателей его отредактировать. Вот это письмо, приводим с разрешения получателя без изменений:

            “Тема: обязательно к прочтению! изменения тарифов с 07.11.2017

            Доводим до Вашего сведения, что с 07.11.2017г. Банк вносит изменения в «Тарифы комиссионного вознаграждения Операционных офисов Банка за оказание услуг юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой».

            Более подробную информацию Вы можете узнать в операционных офисах Банка или на сайте Банка www.rncb.ru ”.

            Вот такое деловое письмо. Павел назвал его ужасным во всех отношениях и предложил подписчикам написать свою версию — информативную, понятную, без ерунды. Ребята предлагали разные варианты, но победили, по мнению Павла, два.

            Первая версия от Алины:

            “Тема: … Банк. С 7 ноября новые тарифы за обслуживание

            7 ноября 2017 года начинают действовать новые тарифы на обслуживание ИП: здесь сумма

            Больше о новых тарифах можно узнать на нашем сайте (далее ссылка на сайт)

            Если что-то будет непонятно, задайте вопрос в ответном письме, позвоните персональному менеджеру (кликабельный телефонный номер) или обратитесь в любой офис Банка.

            Адреса офисов, расположенных в вашем городе: список адресов

            Спасибо, что выбрали наш банк.

            Иван Иваныч, специалист финотдела”.

            Автор этой версии конкретно указала, сколько теперь надо платить клиенту. Ему уже не надо переходить неизвестно куда по ссылке — вся нужная информация имеется в письме. Но если нужно почитать подробнее — ссылка тоже имеется. Автор этого варианта сэкономила время клиентам и спасла их от блужданий по сайту. Если бы я сам составлял письмо — написал бы примерно так же”, — комментирует Павел.

            Другая подписчица Ольга написала более юмористическую версию , в которой, однако, есть все что нужно:

            “Здравствуйте, это ваш банк.

            Раньше мы обслуживали вас за 700 рублей, а с седьмого ноября будем обслуживать за 800.

            “Ольга тоже указала конкретные цифры — сколько именно надо теперь платить. Но никаких ссылок в ее варианте нет — если человек захочет почитать про остальные тарифные планы, ему некуда пойти. «Цомк-цомк» — забавная подпись лично для меня, но серьезные дядьки могут не оценить ”, — отметил Павел.

            Общий смысл понятен, да? Исходный вариант собрал чуть ли не все приведенные выше ошибки. Варианты простых девушек из ВК получились намного проще и понятнее для восприятия, да и полезнее для адресата. Респект!

            Суммируя все вышеперечисленное, подытожим. Идеальное деловое письмо должно выглядеть примерно вот так:

            Идеальное деловое письмо

            Была ли полезной статья? Тогда репостим и ставим лайки!

            Читайте так же:  Транспортный налог назначение основные элементы