Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2019)

Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)

Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Внимание! В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при использовании онлайн-касс необязательно. Такое же мнение высказал и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.

Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.

Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее — ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.

Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.

В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.

Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста

Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2019 года? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником — кассиром.

Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.

До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.

Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».

Пример заполнения журнала кассира-операциониста

Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.

В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.

В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.

Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.

Еще ряд проверочных формул:

  • графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
  • графа 14 = графа 11 + графа 13;
  • графа 10 = графа 9 – графа 6.
  • Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.

    Образец заполнения журнала кассира-операциониста

    Чтобы не допустить ошибки и разобраться с тем, в каких графах необходимо отображать ту или иную информацию, предлагаем ознакомиться с образцом заполнения журнала кассира-операциониста, который можно не только посмотреть, но и скачать на нашем сайте.

    Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.

    Журнал кассира-операциониста

    Бланк журнала кассира-операциониста

    В 2017 году вступили в силу положения нового порядка осуществления расчетов с использованием кассовых аппаратов. В связи с этим финансовые ведомства разъяснили, нужно ли использовать официальные формы кассовых документов ( КМ-1 – КМ-9 , в том числе журнал кассира-операциониста), утвержденные Госкомстатом. По данным в Письме Минфина от 16.09.2019 № 03-01-15/54413 (доведенным Письмом ФНС от 26.09.2019 № ЕД-4-20/[email protected] ) разъяснениям компании и предприниматели не обязаны применять указанные унифицированные формы кассовых документов.

    Читайте так же:  Оформить приказ о взыскании

    Скачать бланк журнала кассира-операциониста

    Как заполнять журнал кассира-операциониста (образец)

    В соответствии с новым порядком с 01.02.17 регистрация кассовых аппаратов старого образца прекращена, а с 01.07.17 должно быть прекращено и их использование в расчетах, за некоторыми исключениями, касающимися вмененщиков; ИП, применяющих патентную систему; лиц, оказывающих услуги с оформлением БСО, которые должны будут начать работать по новым правилам с 01.07.18. Вместо старых касс в расчетах должны использоваться так называемые онлайн-кассы, которые будут передавать сведения о расчетах с покупателями через интернет.

    С учетом данных изменений заполнение журнала по правилам, определенным Госкомстатом ( 132-е Постановление от 25.12.1998), перестает быть обязательным. Вместе с тем эти правила и формы, которые содержат, в том числе, инструкции по заполнению журнала, компании и предприниматели вправе использовать по своему усмотрению.

    Помимо упомянутого постановления Госкомстата, правила ведения такого журнала (книги) содержатся в Типовых правилах эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином 30.08.1993 под № 104. Одним из приложений к Типовым правилам утверждена книга кассира-операциониста. Эта форма не применяется, так как взамен нее была введена форма журнала, утвержденная Госкомстатом. Информация, которая отражалась в книге, несколько отличается от сведений, которые заполняются в госкомстатовской форме.

    Согласно Типовым правилам книга должна быть заведена на каждую ККМ (п. 3.4). Ее следует пронумеровать, прошнуровать и поставить подписи руководителя, главбуха и налогового инспектора. При этом допускается ведение общей для всех ККМ книги (п. 3.6).

    Записи в журнал должны вноситься в порядке хронологии. Все исправления должны заверяться подписями руководителя, уполномоченного им лица, кассира и главбуха.

    В журнал заносятся записи:

  • о суммах выручки за день (смену);
  • о суммах сданных денежных средств;
  • о суммах возвратов покупателям;
  • показания счетчиков (контрольного и суммирующих).
  • Записи в журнал делаются на основании снятых по окончании смены (дня) Z-отчетов. Согласно Типовым правилам кассиры должны формировать такой отчет по окончании каждой смены, но не позднее 24 часов с начала работы на кассовом аппарате. В случае невыполнения этого требования работа на кассовом аппарате блокируется. Все данные по Z-отчетам должны отражаться в журнале кассира даже в том случае, когда по кассе не было проведено ни одной операции и сформирован нулевой Z-отчет.

    Суммы поступивших оплат, внесенные наличными денежными средствами и по банковским картам, отражаются при этом по разным секциям и вносятся в журнал в разные графы. В унифицированной форме сумма наличных отражается в графе 11, а оплата по картам – в графах 12 и 13. Если оплата производилась в безналичной форме, то кассовый аппарат не применяется, а поступившие денежные средства в журнале, соответственно, не учитываются.

    Скачать образец заполнения журнала кассира-операциониста

    Как заполнять журнал кассира-операциониста

    Бланк журнала кассира-операциониста по форме КМ-4

    — Инструкция по заполнению —

    Журнал заполняется на основании Z-отчётов в конце смены.

    Нажимайте на каждое интересующее поле инструкции, чтоб появилась подробная информация.

    Вписываем дату смены, указанную в Z-отчете. Например, 13.01.15.

    Если, допустим, работаете круглосуточно и у вас 2 смены за одну дату, то можно к дате добавлять номер смены — 13.01.15 (2).

    Обычно эта графа не заполняется в любом случае.

    К тому же во многих ККМ в Z-отчётах не предусмотрено разделение по отделам. Но если говорить обо всех возможных вариантах заполнения, то это может выглядеть так:

    Если касса обслуживает 1 отдел:

    — графу оставляем пустой

    Если касса обслуживает более 1 отдела:

    — вписываются номера отделов, на которые пробивались суммы в данную смену

    Указывается ФИО кассира-операциониста, т.е. лица, проработавшего на ККМ в течении

    ГРАФА 4 «Порядковый номер контрольного счетчика

    (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены)»

    В графу заносится порядковый номер Z-отчета. Указан на самом Z-отчете.

    В зависимости от модели ККМ, печатается различно, например, Z-отчёт №0001, Z 0001, ЗАКР. СМЕНЫ 0001.

    Данная форма книги кассира-операциониста является устаревшей и сейчас эта графа по сути является бесполезной, поэтому лучше её вообще не заполнять.

    Тем не менее, одни проставляют в этой графе количество продаж за смену, другие — дублируют 4 графу, т.е. ставят порядковый номер Z-отчёта.

    • Это т.н. накопительный итог. На Z-отчёте может быть написан как, например, ГРОСС ИТОГ, НАРАСТАЮЩИЙ ИТОГ ПРОДАЖ или просто две буквы НИ.

    • В этой графе прописывается сумма на начало дня всех пробитых денег на данной ККМ за все время его работы с момента регистрации, т.н. накопительный итог.

    • Если касса новая, то первой прописанной суммой будет — 1 руб. 11 коп., которую при регистрации пробивают в налоговой.

    • Сумма в этой графе должна быть равна сумме 9 графы за предыдущую смену (день).

    Из неё и берём данные:

    • Также сумму накопительного итога можно узнать из утреннего X-отчёта, если, конечно, в нём отбиваются эти данные, что не во всех ККМ поддерживается.

    Ставится подпись кассира и администратора в конце каждой смены.

    Читайте так же:  Развод после 30 лет совместной жизни с алкоголиком

    Если эти «должности» в лице одного человека — значит, расписываться в обеих графах.

    Прощё говоря, это сумма всех пробитых денег с момента регистрации ККМ плюс выручка за текущую смену (день).

    Списывается с вечернего Z-отчёта в конце смены.

    Формула: 6 графа + 10 графа = 9 графа.

    Эту сумму можно сразу вписывать в 6 графу на следующую смену.

    Указывается выручка (наличная + безналичная + возвраты) за смену (день), пробитая на ККМ.

    Сумма выручки печатается на вечернем Z-отчёте.

    Формула: 9 графа — 6 графа = 10 графа.

    Данные с Z-отчёта сверяйте с данными формулы — они должны совпадать.

    Вносится фактическая сумма наличных денег, сданных в кассу в конце смены.

    В эту сумму не входит:

    Формула: 10 графа — 13 графа — 15 графа = 11 графа

    Отражается количество продаж по безналичному расчёту (банковские карты, чеки и т.п.).

    Если расчётов по безналичке не было — ставим прочерк или оставляем строку пустой.

    Также не надо ничего вписывать, когда количество таких платежей не можете посчитать, ведь к тому же многие ККМ не имеют счётчиков безналичных операций.

    Прописывается фактическая сумма всех пробитых по безналичке платежей.

    Отражается итоговая сумма всех денежных средств по наличным и безналичным платежам минус возвраты покупателям, ошибочно пробитые чеки.

    Формула: 10 графа — 15 графа = 14 графа.

    Указывается общая сумма всех возвратов и ошибочно пробитых чеков.

    Списать сумму можно с Z-отчёта.

    Формула: 14 графа + 15 графа = 10 графа.

    Ставится подпись кассира, администратора, руководителя.

    Если эти «должности» в лице одного человека — значит, расписываться ему во всех графах.

    В соответствии с законодательством Российской Федерации все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов.

    Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).

    В него кассиром-операционистом вносятся данные о выручке.

    Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

    Таким образом, в соответствии с требованиями законодательства сведения, содержащиеся в журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной ежесменной (ежедневной) выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине.

    Оформление журнала кассира-операциониста

    Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

    Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

    При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.

    Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.

    Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.

    Порядок заполнения журнала учета кассира-операциониста

    В журнале необходимо отражать показания счетчиков контрольно-кассового аппарата на начало и окончание рабочего дня.

    Для этого после снятия Z-отчета (показаний контрольно-кассовой ленты) заполняются соответственно графы 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало дня» и 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец дня» журнала.

    При этом разница между показаниями счетчиков на конец рабочего дня и показаниями счетчиков на начало рабочего дня является дневной выручкой. Сведения о выручке, полученной за день, заносятся в графу 10 «Сумма выручки за день» журнала кассира-операциониста.

    Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 «Подпись кассира» и 8 «Подпись администратора»).

    В графе 11 «Сдано наличными» журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 «Количество» и 13 «Сумма» раздела «Оплачено по документам» соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.

    В графе 14 « Сдано всего» журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).

    Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям по не использованным кассовым чекам», на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам.

    Следовательно, в графе 11 (графа 10 — графа 13 — графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.

    Порядок и сроки хранения журнала кассира-операциониста

    Журнал кассира-операциониста хранится у пользователя по месту установки ККТ в течение всего срока эксплуатации ККТ и предъявляется по требованию проверяющих.

    Журнал учета кассира-операциониста за прошедшие периоды должен храниться в организации или же у индивидуального предпринимателя в течение периода не менее 5 лет после отчетного года.

    По окончании указанного срока согласно требованию законодательства составляется специальная комиссия, в присутствии которой происходит уничтожение указанных документов.

    Руководителем организации или же индивидуальным предпринимателем составляется специальный акт, который заверяется подписями членов комиссии.

    Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

    Журнал кассира-операциониста: для чего нужен такой документ

    Если вы, как частный предприниматель или ваше предприятие решили открыть торговую точку, магазин, кафе, где расчеты будут производиться наличными деньгами, то вам необходимо будет использовать кассовый аппарат. ККМ надо регистрировать в налоговой, а кассиру обязательно нужно заполнять данный журнал.

    Читайте так же:  Благотворительность адвокатов

    Все эти действия производятся независимо от того являетесь ли вы частным предприятием, государственной организацией или частным предпринимателем.

    Для чего нужен журнал кассира-операциониста

    Согласно постановлению Госкомитета по статистике от 25.12. 98 №132 этот журнал обязаны заполнять все торгующие организации у которых установлены ККМ. Касса устанавливается для того, чтобы можно было продавцу принять наличные деньги от покупателя, а взамен выдать вместе с товаром чек, как документ о проданном товаре.

    На чеке будет занесена вся информация о

    • Приобретенном товаре, его стоимость и количество;
    • Предпринимателе, у которого приобретен товар;
    • Реквизитах предприятия;
    • Дате и времени покупки.

    Журнал кассира-операциониста служит источником сведений для проверяющих служб. При проверке они могут потребовать журнал и сверить наличие денег в кассе и указанных в документе. Это могут быть и проверяющие фискальные службы, и работники, уполномоченные руководством. В документ заносятся сведения о начальных сведениях ККМ в день торговли, и сведения на окончание смены.

    В том случае, когда ваше предприятие перешло на онлайн кассы, заполнять журнал кассира-операциониста нет необходимости. Так как, в случае применения электронной кассы вся информация сразу же передается в налоговую и кроме этого, она сохраняется в памяти устройства. Но если возникнет острая необходимость, то можно будет получить информацию о любом чеке просто распечатав ее.

    Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста, расскажет это видео:

    Журнал кассира – это документ, относящийся к бланкам первичной документации. Это общепризнанная форма, которая была утверждена Госкомстатом в 1998 году.

    На титульном листе такого журнала нужно указывать

  • Название предприятия, организации или частного предпринимателя;
  • Регистрационные данные компании и коды ОКУД и ОКПО;
  • Сведения о контрольно-кассовом аппарате;
  • Дата начала заполнения журнала;
  • ФИО ответственного за ведение журнала.
  • Внешний вид Журнала

    Журнал обязательно прошнуровывается, все страницы пронумеровываются. Общее количество страниц одним числом должно быть прописано на обратной стороне журнала. Это указывается на бумажной пломбе, которой скрепляется шнуровка журнала. Все визируется представителем налоговой инспекции, руководителем предприятия и главным бухгалтером.

    Как зарегистрировать журнал

    Перед покупкой ККМ уточните, находится ли она в Реестре разрешенных к эксплуатации приборов. В противном случае вы не сможете ее поставить на учет, а соответственно и работать на ней будет невозможно. Чтобы начать работать с кассой нужно подать заявление нужно подать заявление на регистрацию журнала кассира-операциониста.

    В заявлении формы КМ-4 в верхней части нужно указать полное название вашего предприятия и его ИНН. Дальше следует указать модель кассовой машины, ее заводской и регистрационный номер.

    Потом вписываем адрес где будет работать кассовая машина и указываем причину обращения с заявлением. Это может быть первичная регистрация, перерегистрация или в связи со сменой адреса установки ККМ. Заявление должно быть подписано руководителем предприятия или частным предпринимателем и ее бухгалтером.

    Как исправить ошибку в кассовой книге, смотрите в видео ниже:

    Как правильно заполнить

    В данном документе нужно правильно отражать данные о дневной денежной выручке, поэтому нельзя допускать искажения при заполнении. Заполнять журнал желательно одинаковыми чернилами и без исправлений. Но если не получилось обойтись без исправлений, то эти записи визируются продавцом-кассиром, директором предприятия и бухгалтером.

  • Если в магазине выходной и нет выручки в документе следует ставить прочерк. Если в документе не будет сделано никакой записи это может быть засчитано проверяющими службами как сокрытие дохода.
  • Первую запись в журнале делает налоговый инспектор, который регистрирует ККМ. Потом оформлением занимается сотрудник, который выполняет обязанности кассира. Для этого каждый раз нужно снимать Z-отчет и заносить данные в соответствующие графы. Разница между начальными и окончательными сведениями и будут считаться дневной выручкой. Далее все записи подписываются администратором или старшим кассиром. Для этого предусмотрены графы 7 и 8.
  • Если были выбиты ошибочные чеки нужно сохранить их и подклеить их в конце рабочего дня. На количество этих чеков должно быть уменьшено общее количество выручки.
  • В случае если во время смены были выплаты по платежным фактурам в графе 13 нужно указать общую сумму. В случае, когда выплат не было ставим прочерк.
  • В строке 11 должно быть указано общее количество наличных уже за вычетом сумм, которые были выплачены по фактурам или возвращены покупателям.
  • Бланк Журнала можно скачать здесь.

    Образец-пример заполнения Журнала

    Замена документа и его продление

    Когда документ заполнен до последней страницы нужно закрыть его одновременно с открытием нового журнала. Руководитель или частный предприниматель обязан самостоятельно регистрировать журнал кассира-операциониста.

    Можно переложить эту функцию на другого сотрудника, но в этом случае понадобиться доверенность, заверенная нотариусом. Остаток суммы нужно перенести в новый документ и с этой суммы начать записи.

    Все время журнал должен храниться рядом с самой кассой. После того как журнал будет закончен и закрыт, он храниться в бухгалтерии на протяжении пяти лет. Потом журнал можно уничтожить, но только под наблюдением комиссии, утвержденной руководством. После этой процедуры должен быть составлен акт, под которым ставят подпись все члены комиссии.

    Как заполнять журнал кассира, расскажет это видео: