Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков

Бланк документа— это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148х210мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое ? 30 мм, правое ? не менее 8 мм, верхнее и нижнее ? не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004.

Для органов государственного управления в Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий даны уже более четкие размеры полей документа: формат А4 (210×297 мм) используется для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем ? формат А4 и формат А5 (148×210 мм); при этом поля страницы: верхнее и нижнее ? не менее 20 мм, левое ? 30 мм, правое ? 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого ? до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Разработку бланковначинают, как правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида (в СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов, а обязательные для конкретного вида документа реквизиты указаны в Примерной инструкции по делопроизводству).

При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом вариантереквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном вариантереквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе— каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе— начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов ? общий бланкибланк для письма.

На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы ? положения, инструкции и др.

Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению реквизитов.

Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создаетсяболее 200 в год.

На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.

Выбор вида бланка.В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г, № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее —гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письмаприменяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Гербовые бланкидолжны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости ? серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

Бланки документов и требования к ним

Основные требования к составлению и оформлению документа

Триплетность. Каждой аминокислоте в генетическом коде соответствует определенная последовательность нуклеотидов (триплет или кодон). Различных нуклеотидов в ДНК 4(аденин, гуанин, цитозин, тимин), следовательно число сочетаний из 4 нуклеотидов по 3 составит 64 комбинации или триплета. 20 аминокислот кодируются 61 триплетом. 3 триплета являются стоп-кодонами , обрывающие трансляцию и прекращающие синтез белка. 1. УАА 2. УГА 3. УАГ.

2. Вырожденность генетического кода. Одну аминокислоту могут кодировать несколько триплетов от 2 до 6 триплетов.

3. Однозначность или специфичность. Один триплет кодирует только одну аминокислоту.

4. Неперекрываемость. Один нуклеотид входит в состав только одного кодона.

5. Непрерывность. Кодоны не отделены один от другого, располагаются в цепи нуклеиновой кислоты линейно.

6. Универсальность. Генетический код одинаков у всех организмов на земле.

Направление реализации наследственной информации в клетки:

Цель изучения:изучение состава и расположения реквизитов на управленческих

План:

  1. Бланки документов и требования к ним.
    Структура документа.
  2. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.

• Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк документастандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией (реквизитами)

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа.

Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку.

Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата:

• Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5(148*210 мм).

В делопроизводстве также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов

ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.

В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:

Общий бланк— бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

Бланк для письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка — угловое и продольное.

ГОСТ Р 6.30–2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления,приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает:

• состав и схемы расположения реквизитов;

• требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ОРД является наиболее распространенным видом документации.

• Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРДможно классифицировать на четыре группы:

1. Организационно-правовая документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения,постановления, решения, указания);

3. Информационно-справочная документация, которая, в свою очередь, может быть условно подразделена на:

? • оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п.);

? • справочно-информационную(акты, протоколы, отчеты и др.);

4. Документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Требования ГОСТ Р 6.30–2003 являются рекомендуемыми, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–92).

Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Читайте так же:  Образец заявление о выдаче патента на изобретение

• Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит — обязательный элемент любого официального документа.

• Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляромдокумента.

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Состав реквизитов ОРД:

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04 — код организации;

• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• 07 — код формы документа;

• 08 — наименование организации;

• 09 — справочные данные об организации;

• 10 — наименование вида документа;

• 11 — дата документа;

• 12 — регистрационный номер документа;

• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• 14 — место составления или издания документа;

• 16 — гриф утверждения документа;

• 18 — заголовок к тексту;

• 19 — отметка о контроле;

• 20 — текст документа;

• 21 — отметка о наличии приложения;

• 23 — гриф согласования документа;

• 24 — визы согласования документа;

• 25 — оттиск печати;

• 26 — отметка о заверении копии;

• 27 — отметка об исполнителе;

• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;

• 30 — идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовкедокументов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

• Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты.

• Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования.

• Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

Дата добавления: 2019-12-13 ; Просмотров: 6361 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Основные требования к бланкам предприятия

Варианты расположения реквизитов

Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления

Постоянные и временные реквизиты

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты:

— наименование организации, т. е. автора документа,

— регистрационный номер до­кумента,

— заголовок к тексту,

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,

29 «От­метка о поступлении документа в организацию»,

30 «Идентификатор электронной копии документа»,

но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный

При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает­ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ­ца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ­цом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи­тов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации

Бланк документа это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, — это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».

Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. При ис­пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа.

Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа­щей учету.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины — флаговым способом.

Как правило, предприятия используют следующиевиды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.

К основным видам бланков документов относятся:

§ бланк для писем;

§ бланк конкретного вида документа.

На предприятиях, кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:

· бланк структурного подразделения;

· бланк для работы с зарубежными партнерами

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим, т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — Герб субъекта Российской Федерации;

03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — Код организации;

08 – наименование организации;

14 – место составления или издания документа;

Читайте так же:  Мсфо 34 промежуточная отчетность

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий – для реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

15 — Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

18 — Заголовок к тексту;

29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

30 — Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида.Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы – бланк протокола.

Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа — бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов — служебного письма, поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто составления или издания документа» — реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.

Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).

Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.

На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :

· герб (для организаций, имеющих на это право);

· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак

· наименование вышестоящей организации (если она имеется);

· наименование организации (структурного подразделения);

· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);

· код организации (предприятия) по ОКПО;

· основной регистрационный номер документа;

· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

· заголовок к тексту

На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :

При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм?88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.

Наиболее распространенными являются форматы:

· А4 (210мм ? 297) и А5 (148мм ? 210 мм).;

· плотности от 80 до 200 г/м?;

· со степенью белизны – от 88 до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :

— левое поле – 20мм;

— правое поле – 10 мм;

— верхнее поле – 20 мм;

— нижнее поле – 20мм.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках – русском и национальном – на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов. Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.

1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).

2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу – не менее 20 мм, справа — не менее 10 мм.

3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.

4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).

5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.

Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9505 — | 7521 — или читать все.

176.112.136.242 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Требования к бланкам управленческих документов

Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, идентифицирующий автора официального документа [1] .

Состав и порядок расположения реквизитов на бланках организаций установлен ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются его руководителем.

При разработке бланка организации сначала необходимо выбрать формат бумаги. Бланки могут быть изготовлены на формате бумаги А4 (210 ? 297 мм) и А5 (148 ? 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 ? 420 мм) и А6 (105 ? 148 мм). Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений, указаний).

Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого, кремового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

На бланках левое ноле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – нс менее 20 мм.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, так как они являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

  • – общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
  • – бланк конкретного вида документа (кроме письма);
  • – бланк должностного лица;
  • – бланк для писем.
  • Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

    Читайте так же:  Какая пенсия вдовы участника вов

    Хотя организация сама выбирает расположение реквизитов бланка, которое считает более удобным, однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем.

    При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

    Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

    Если в соответствии с уставом, организация имеет наименование на иностранном языке, то наименование организации (включая название формы собственности) и ее адрес не переводятся на иностранные языки (кроме названия страны и крупных городов), а даются только в латинской транслитерации. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть так: Mezhdunarodnaia kniga (а не International book), а почтовый адрес: 27, Mayakovskaya St., (либо street), Moscow, 113456, Russia (либо Russian Federation).

    Общий бланк. Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма), входящего в систему УСОРД. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке, предназначенном для писем, не допускается и является нарушением ГОСТ.

    В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

  • – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
  • – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • – код организации по ОКПО;
  • – наименование организации;
  • – свободное место для размещения наименования вида документа;
  • – место составления или издания документа.
  • Бланк также должен иметь ограничительные отметки (наносятся в виде уголков или других обозначений) для расположения реквизитов:

  • – дата документа;
  • – регистрационный номер документа;
  • – отметка о контроле.
  • Бланк конкретного вида документа целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:

  • – наименование вида документа;
  • – код формы документа по ОКУД.
  • Должностной бланк. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти организация может также изготовить бланк должностного лица, тогда в бланк вносится дополнительный реквизит «наименование должности», расположенный ниже реквизита «наименование организации».

    Бланк для писем используется в переписке между организациями. Бланк письма должен включать следующие реквизиты:

    • – эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
    • – справочные данные об организации;
    • – код организации;
    • – ОГРН;
    • – ИНН/КПП.
    • На бланке для писем наименование вида документа (письмо) не указывается.

      Кроме этих реквизитов, в бланке письма должны быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

    • – даты документа;
    • – регистрационного номера документа;
    • – ссылки на регистрационный номер и дату документа.
    • Дополнительно бланк для писем может содержать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

    • – адресат;
    • – заголовок к тексту;
    • – отметку о контроле.
    • Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в указании автора документа – организации, се структурного подразделения или должностного лица. В случае, когда автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).

      Требования по работе с бланками включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков может осуществляться в специальном журнале, форма которого разрабатывается самостоятельно организациями. Форма журнала по учету бланков в федеральных органах исполнительной власти представлена в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

      Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по предложениям подразделений распоряжением руководителя организации. Уничтожение бланков должно производиться по акту.

      Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в организации, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительными документами руководителя организации.

      Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

      За утерю, нарушение порядка хранения и использования бланков и другие упущения в работе с документами применяются меры дисциплинарного воздействия. К ним относятся замечание, выговор, строгий выговор, увольнение и другие взыскания, предусмотренные уставами о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка.

      Требования к бланкам документов

      Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующей- ся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон. — Авт.) при нанесении текста на печатающем устройстве.

      Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения. Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа — размером не менее: с левого, верхнего и нижнего краев — 20 мм, а с правого — 10 мм.
      Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для основного текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). При этом разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом.
      Различают бланки с угловым и продольным расположением реквизитов. Первые считаются более экономичными, поскольку позволяют более рационально использовать площадь бланка, отведенную для расположения текста документа. Вторые чаще применяются для представительских целей. Примеры оформления бланков предприятия в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 представлены нарис. 1—6.
      МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
      Федеральное государственное унитарное предприятие «Северная специальная электросвязь’’
      (ФГУП “ССЭС”)
      Рис. 1. Пример общего бланка предприятия

      Федеральное государственное унитарное предприятие «Северная специальная электросвязь»
      (ФГУП «ССЭС» ) ¦
      ул. Петровская, д. 70, г. Архангельск, 180000 Тел.:(817) 33-20-20, 33-20-22, факс: 33-20-33 e-mail: seversvyaz(ggt;seversvyazm ОКПО 028842708, ОГРН 1018800490687, ИНН/КПП 8809408603/882353070
      I
      На №

      Рис. 2. Пример продольного бланка письма предприятия
      МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
      Федеральное государственное унитарное предприятие «Северная специальная электросвязь» (ФГУП «ССЭС»)
      ул. Петровская, д. 70, г, Архангельск, 180000 Тел.: (817) 33-20-20, 33-20-22, факс: 33-20-33 e-mail: [email protected]иуагги ОКПО 028842708, ОГРН 1018800490687 ИНН/КПП 8809408603/882353070

      На №

      Рис. 3. Примеруглового бланка письма предприятия

      Федеральное государственное унитарное предприятие «Северная специальная электросвязь”
      (ФГУП “ССЭС”)
      Телекоммуникационный отдел ул. Петровская, д. 70, г. Архангельск, 180000 Тел.: (817) 33 20-36, факс: 33-20-37 e-mail: telekom (agt;s ever ту аг /и
      ОКПО 028842708, ОГРН 1018800490687, ИНН/КПП 8809408603/882353070
      Л* [ ]
      На №

      Рис. 4. Пример бланка структурного подразделения предприятия
      МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
      Федеральное государственное унитарное предприятие «Северная специальная электросвязь”
      (ФГУП «ССЭС»)
      НАЧАЛЬНИК ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ОТДЕЛА
      ул.

      Петровская, д. 70, г. Архангельск, 180000 Тел.:(817) 33-20-36, факс: 33-20-37 e-mail: [email protected]
      ОКПО 028842708, ОГРН 1018800490687, ИНН/КПП 8809408603/882353070
      М ( ]
      На №

      Рис. 5. Пример бланка должностного лица предприятия

      Федеральное государственное унитарное предприятие «Северная специальная электросвязь»
      (ФГУП «ССЭС”)
      ПРИКАЗ
      № ______
      г. Архангельск
      Рис. 6. Пример бланка конкретного вида документа предприятия
      Изготовление, учет, хранение и использование бланков предприятия с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) предприятия (далее — бланков. — Авт.) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.
      Бланки предприятия подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков предприятия ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

      а) при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;
      б) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.).
      Регистрационно учетные формы включают в номенклатуру дел предприятия.
      Хранение бланков предприятия следует производить в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков предприятия следует осуществлять по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Приказом руководителя предприятия назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за учет, хранение и использование по назначению бланков.
      Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков предприятия, как правило, возлагают на соответствующее структурное подразделение службы ДОУ. Проверки наличия, хранения и использования бланков предприятия следует проводить не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетно-регистрационных формах (после последней записи). В случае обнаружения нарушений установленного на предприятии порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение руководителя предприятия для принятия решения. ,