Договор (контракт) — понятие, структура, оформление. Учредительный договор

Самое важное изобретение в истории человечества – письменный договор. Он позволяет людям
изложить на бумаге все причины, по которым они не доверяют друг другу.
Алексей Пиманов, журналист, автор и ведущий программы «Человек и закон».

Договоры являются самой обширной группой документов, применяемых во многих областях жизни общества. Понятие договора рассматривается в различных отраслях права, например, гражданско-правовой договор, нормативный договор, трудовой договор, коммерческий договор и др.

В Гражданском кодексе Российской Федерации этому понятию посвящена глава 27 «Понятие и условия договора». В соответствии со статьей 420 ГК РФ «договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей».

Сам термин «договор» расшифровывается комплексно — и как соглашение, и как документ, фиксирующий это соглашение, и как возникающее обязательство. Поэтому в каждом конкретном случае следует определять, в каком именно из приведенных значений употребляется данный термин.

Дадим определение договора, как вида документа. Договор (контракт) – это документ (описание соглашения), в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, в нем предусмотренными.. От того как этот документ разработан и оформлен зависит его юридическая сила.

При составлении договора (контракта), необходимо помнить о том, что он должен выполнять две основные функции:

  • описывать суть достигнутой договоренности в соответствии с требованиями законодательства;
  • определять степень возможных отклонений от согласованных условий и ответственность сторон за такие отклонения.
  • Содержание договора носит свободный характер, поэтому требования к оформлению договоров определяются организациями, в ведении которых находится предмет договора. Ими же разрабатываются и устанавливаются типовые формы договоров.

    Несмотря на внешнее разнообразие, структура многих договоров предусматривает наличие следующих разделов:

    1. Вводная часть (преамбула):

  • название договора (например, договор покупки-продажи, кредитный договор, договор на выполнение работ или услуг и т.д.);
  • дата и место подписания (населенный пункт) договора;
  • полное наименование договаривающихся сторон:
    для юридического лица – фирменное наименование предприятия (организации) и лицо, представляющее предприятие (должность, фамилия, имя, отчество), а также название документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора (Устав, Положение, доверенность или другой документ, имеющий законную силу);
    для физического лица — фамилия, имя и отчество, при необходимости – паспортные данные;
  • название стороны по договору (например, «Продавец», «Заемщик», «Банк», «Поставщик», «Исполнитель» и пр.).
  • 2. Предмет договора, права и обязанности сторон:

  • Собственно предмет договора — вопросы, по которым конкретно договариваются стороны, и основания для выполнения работ по договору. Например, предметом договора купли-продажи является товар, предметом авторского договора — определенные права по использованию конкретного произведения автора, предметом договора на проектные и строительные работы является проектно-сметная документация на строительство конкретного объекта и т.п.;
  • технические условия договора;
  • права и обязанности сторон по договору;
  • цена договора (стоимость работ), форма оплаты и порядок расчетов между сторонами;
  • порядок сдачи-приемки работ, предоставления услуг;
  • срок выполнения сторонами своих обязательств.
  • 3. Дополнительные условия договора — включает в себя такие условия, которые не являются обязательными в каждом договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения. К таким условиям относятся:

  • ответственность сторон;
  • способы обеспечения обязательств;
  • условия досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;
  • условия о конфиденциальности информации по договору;
  • порядок решения споров между сторонами по договору.
  • 4. Прочие условия договора могут включать следующие вопросы:

  • законодательные и другие документы (кроме договора), регулирующие отношения сторон;
  • условия о средствах и методах связи между сторонами;
  • количество экземпляров договора и др.
  • 5. Заключительная часть:

  • срок действия договора;
  • реквизиты сторон;
  • приложения;
  • подписи и печати сторон.
  • Учредительный договор как организационно-правовой документ предприятия (организации)

    Одним из учредительных документов юридического лица может являться учредительный договор, который заключается между его учредителями (участниками) и вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

    Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.[3]

    Статья 52 части первой Гражданского кодекса РФ определяет содержание учредительных документов юридического лица, в том числе и содержание учредительного договора:

    «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным». [1, ст.52 п.2]

    Дополнительные сведения о содержании учредительного договора изложены в статье 70 ГК РФ (учредительный договор полного товарищества), статье 83 ГК РФ (учредительный договор товарищества на вере).

    Другие статьи по данной теме:

    Список использованных источников

    Правила оформления документов в делопроизводстве

    Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТа «ГОСТ Р 7.0.97-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2019 № 2004-ст). Данный нормативный акт содержит в себе ряд дополнений, которых не было в ГОСТе Р 6.30-2003.

    Основные изменения, вошедшие в новый стандарт

    Для создания документации можно использовать только шрифты:

  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14.
  • Меньший размер шрифтов новый ГОСТ разрешает использовать только в таблицах.

    С 01.07.2018 документация может содержать герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования. Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

    Кроме того, ранее обязательные реквизиты ОРГН, ИНН, КПП, код ОКВЭД теперь располагаются в реквизите «Справочные данные об организации».

    Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

    При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте.

    Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя. Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа.

    В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка. В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

    Вопросы ведения электронного документооборота также освещены в ГОСТе.

    Классификация документов в делопроизводстве

    Все бумаги в делопроизводстве классифицируются в зависимости от их назначения:

  • организационно-распорядительные (уставы, решения, приказы по основной деятельности);
  • справочно-информационные (справки, телеграммы);
  • по личному составу (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления).
  • Отдельное внимание следует уделить регистрации входящих документов в делопроизводстве.

    Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем. Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.

    Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо.

    Сроки исполнения документов в делопроизводстве

    Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа.

    Деловые бумаги могут иметь и индивидуальный срок исполнения. В таком случае на бланке стоит отметка с указанием конкретной даты или же он может быть указан в самом тексте.

    Существуют и сроки, устанавливаемые нормативно-правовыми актами.

    Если срок исполнения соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку руководителю с просьбой о продлении сроков исполнения для внутренней документации или ходатайство с той же просьбой в организацию контрагента с изложением причин задержки сроков.

    Не так сложно наладить в организации делопроизводство, образцы документов в этом помогут. Главное — соблюдать соответствие документации принятым стандартам, а также оперативно следить за изменениями в законодательстве РФ.

    Требования к оформлению договоров

    Не знала куда вставить свой вопрос, но думаю клуб Юристов — правильное решение.

    Итак, возник на работе спор по оформлению договоров, одни говорят одно, другие втрое.
    ГОСТ 6.30-2003, собственно в соответствии с которым и оформляем документы, однако некоторые мелочи в нем не указаны, а точнее:

    — Обязателен ли заголовок в договоре — я говорю Да, мне говорят Нет.
    — При указании суммы договора, и иных чисел/дней, в скобках пишем расшифровку:
    1) 1000 (Одна тысяча) рублей 00 копеек
    2) 1000 (одна тысяча) рублей 00 копеек — по моему верно ставить маленькую букву.
    — Размер шрифта в заголовках и тексте должен быть одинаковый.

    Может вопросы не сложные, только вот разобраться кто тут прав мы не можем.

    За ранее благодарю)

    А что такое заголовок в договоре? Если Вы имеете ввиду преамбулу (Стороны договора) то, конечно, она обязательна. Шрифт в заголовках, мне кажется, может немного больше, чем основной текст. Главное, чтобы сам текст был одинаковым шрифтом был напечатан.

    Да, преамбулу.: в которой указывается наименование договора (напр. «на разработку ТЗ»). Место, срок и стороны у нас указаны, речь об наименовании.

    наименование договора оно стандартное, допустим: ДОГОВОР ВОЗМЕЗДНОГО ОКАЗАНИЯ УСЛУГ, а в предмете договора указываете какие именно услуги оказываются

    Т.е. можно написать на разработку ТЗ, а в предмете более подробно разработка ТЗ на что. Спасибо)

    Необязательно название договор, например Договор поставки, но это очень удобно, когда сразу видно о чем договор. Про тысячу это уже правила русского языка. Но чаще пишут с большой буквы. Про шрифт ГОСТы по делопроизводству. Но ведь в договоре важно, чтобы он юридически грамотен был, а это уже мелочи, большие буквы в прописи суммы или нет. Прописывать сумму надо, дабы не подставили лишнюю цифру.

    У нас просто начальница за мелочи по голове стучит. Для ней все должно быть идеально, а потом другие сотрудники по новой стучат по голове, за то, что произведены изменения. текст договора не поменялся, а внешний вид видите ли не такой.

    Вот и пытаюсь разобраться.

    Получается по русскому с маленькой, правильно?

    ну да..это же не название, не после точки, откуда заглавная буква? Но пишут почему то с заглавной. Я вас понимаю, так бывает, против начальства не пойдешь))

    Особенно если один начальник считает одно, а второй другое. А все шишки на отдел документоборота.

    Так откройте стандарты документооборота, там все прописано и тогда делайте по ним. И на них ссылайтесь, чтобы не тянули вас в разные стороны. Там и про шрифт и про расстояние. у них даже есть формы доков, будете только текст забивать.

    Открывала, поэтому у возникло только парочка вопросиков. Может что-то не нашла. как раз с наименованием и буковками, но зато теперь точно знаю, что обязательно, а что нет) Спасибо) И есть на что сослаться.

    Сумму прописью пишут с заглавной буквы во избежание приписок, это требования банковские и бухгалтерские, если хотите почитать то здесь: delo-press.ru/articles.php?n=5297

    Спасибо, полезная информация.

    Ого, какие тонкости:-)

    1) Преамбула — это примерно вот что:
    ДОГОВОР Nо _______

    Город ___________ «___»_________ 200__ года

    __________________, именуем__ в дальнейшем «____________», в лице ________________________, действующ___ на основании _____________________, с одной стороны, и _____________________, именуем__ в дальнейшем «_________», в лице ________________________, действующ___ на основании __________________, с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем.

    такие требования. Еще колонтитулы и строго по линеечке.

    Название договора можно не писать, т.к. из раздела «Предмет договора» всегда будет понятно, о чем договор.

    В расшифровке суммы — неважно, с какой буквы писать. Хотя я обычно пишу с большой, так читается удобнее.

    7.5 Какие требования предъявляются к оформлению договора (контракта)?

    Договор может заключаться как между юридическими, так и юридическими и физическими лицами.

    Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового штампа, текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов.

    Реквизиты углового (продольного) штампа включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.

    Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т. п.

    Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать соответствующей организации.

    Читайте так же:  Договор оказания услуг комплектации

    Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки. Приведем пример текста типового хозяйственного договора (контракта).

    ТИПОВОЙ ДОГОВОР (КОНТРАКТ) на экспорт товаров с иностранными партнерами

    г. Ростов-на-Дону « » 200 г.

    Акционерное общество по внешнеэкономическим связям «Донко- опвнешторг», именуемое в дальнейшем «Продавец», с одной стороны, и , именуемое в дальнейшем «Покупатель», с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем: 1.

    Продавец продал, а Покупатель купил на условиях

    товаров на сумму в количестве, ассортименте, по ценам и в соответствии с техническими условиями, указанными в спецификациях, являющихся неотъемлемой частью настоящего контракта. 2.

    Количество мест и масса поставляемого товара определяются на основании прямой железнодорожной или автомобильной накладных, коносамента. 3.

    Качество поставляемого товара должно соответствовать действующим Государственным стандартам России, ТУ, указанным в спецификациях, что должно удостоверяться сертификатом качества, выданным компетентным органом в России или предприятием-изготовителем. 4.

    Цена на поставляемые изделия устанавливается

    Цена включает стоимость тары, упаковки и маркировки. Погрузка товара на судно (в вагон), включая укладку в трюме (вагоне), — стивидорные работы и лихтеровка производятся силами, средствами Продавца и оплачиваются им. 5.

    Срок и дата поставки

    Поставка товара по настоящему контракту должна быть произведена в сроки, указанные в спецификациях к данному контракту.

    Покупатель обязан представить Продавцу все необходимые отгрузочные реквизиты не позднее 15 дней с даты подписания спецификации. В случае несвоевременного сообщения реквизитов или их изменения Покупатель уплачивает Продавцу штраф в размере, указанном в разделе 12 настоящего контракта, а срок поставки переносится на соответствующее количество дней.

    Продавцу предоставляется право производить досрочную поставку только с письменного согласия Покупателя.

    Датой поставки считается дата штемпеля пограничной станции страны Продавца на железнодорожной, автомобильной накладных, дата коносамента. 6.

    Упаковка и маркировка

    Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять его от повреждений при транспортировке всеми видами транспорта с учетом перевалок, а также предохранять товар от атмосферных влияний.

    На каждом товарном месте должна быть нанесена несмывающейся краской следующая маркировка: —

    масса брутто и нетто, —

    наименование или код (номер) грузоотправителя, —

    наименование товара. 7.

    На каждую партию товара, отгруженною по одному транспортному документу, должен быть выставлен отдельный счет с указанием номера транспортного документа, номера и количества погруженных мест, наименования товара, суммы.

    Партия товара комплектуется в соответствии с отгрузочными инструкциями, полученными от Покупателя.

    В каждом коносаменте указывается номер контракта, грузополучатель (согласно разнарядке), наименование товара, номер и количество отгруженных мест, масса брутто и нетто.

    В железнодорожной накладной и ее дубликате должны быть указаны: номер вагона, номер контракта, наименование товара, количество и номера отгруженных мест, масса груза, наименование грузополучателя, его адрес, станция и дорога назначения, наименование отправителя и станция отправления.

    Продавец сообщает по телефону Покупателю о готовности товара к отгрузке.

    После отгрузки товара морским транспортом не позднее 48 часов Продавец сообщает по телеграфу (телетайпу) Покупателю следующие данные: —

    масса брутто и нетто; —

    номер контейнера, описание пломб.

    Продавец обязан обеспечить отправку капитанской почтой в четырех копиях коносамента, спецификаций, сертификата качества, которые должны быть вручены в порту назначения. 8.

    Товар считается сданным Продавцом и принятым Покупателем: —

    по качеству — согласно сертификату качества, выданному компетентным органом в России или предприятием-изготовителем; —

    по количеству мест и массе — согласно железнодорожной, автомобильной накладным, коносаменту; — — по количеству изделий — согласно спецификации и упаковочным листам. 9.

    Платеж за поставляемый товар (оказанные услуги) будет производиться с безотзывного аккредитива, открытого в

    (наименование иностранного банка) «

    и авизованного через Внешторгбанк России.

    Аккредитив должен быть открыт в течение

    Платеж за поставляемый товар производится путем выставления

    документов на инкассо с рассрочкой платежа дней от

    даты . При этом обеспечением платежа является

    безотзывная безусловная гарантия банка с платежом по простому первому требованию.

    Расчет за поставленный товар производится в

    путем выставления счета Продавцом на инкассо через Внешторгбанк России.

    Платеж по указанным формам расчетов производится при наличии следующих документов: —

    счета в четырех экземплярах; —

    дубликата железнодорожной, автомобильной накладных, полного комплекса чистых бортовых коносаментов, выписанных на отгрузку товара в адрес грузополучателя по разнарядке Покупателя, со штемпелем станции отправителя, подтверждающим приемку груза для отправки; —

    спецификации в трех экземплярах с указанием номера контракта, номеров и количества отгруженных мест, количества в каждом месте; —

    сертификата качества в двух экземплярах, подтверждающего, что качество товара соответствует условиям настоящего контракта; —

    при отгрузке товара морем — расписки капитана в получении для сдачи в порту назначения с грузом четырех копий коносамента, спецификации, сертификата качества.

    В случае отсутствия какого-либо из указанных документов и/или реквизитов Покупатель имеет право отказать в оплате счета Продавца. 11.

    Рекламация по качеству товара может быть заявлена не позднее 180 дней с даты поставки в случае несоответствия товара качеству, указанному разделе 3 настоящего контракта, в отношении количества — в течение 90 дней с даты поставки в случае недостачи мест и/или внутрИ- тарной недостачи.

    Содержание и обоснование рекламации должно быть подтверждено актом экспертизы, либо актом, составленным с участием представителя нейтральной компетентной контрольной организации, либо коммерческим актом железной дороги.

    Акт нейтральной компетентной контрольной организации должен содержать следующую информацию: —

    количество по счету, номер ; —

    фактически полученная масса брутто и нетто: —

    номер вагона (контейнера) или номер коносамента, наименование судна, на котором прибыл товар; —

    дата поступления товара; —

    дата проведения экспертизы.

    Акт должен содержать подробное описание установленных дефектов с указанием, каким образом они были обнаружены (порядок отбора проб), и должен составляться против каждого транспортного документа — железнодорожной или автомобильной накладных, коносамента.

    В претензионном письме должны содержаться требования Покупателя с расчетом и прилагаться оригиналы железнодорожной, транспортной накладных, коносамента.

    Продавец обязан рассмотреть полученную рекламацию и дать ответ по существу либо о ходе рассмотрения в течение 45 дней с даты получения рекламации. Если по истечении указанного срока от Продавца не последует ответа по существу либо о ходе рассмотрения, рекламация считается признанной Продавцом.

    При предъявлении рекламации по качеству Покупатель имеет право с согласия Продавца возвратить товар и потребовать поставки товара надлежащего качества взамен забракованного.

    Все транспортные и другие расходы, связанные с поставкой и возвратом дефектного товара, оплачиваются Продавцом. 12.

    За просрочку поставки или за недопоставку товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю: за просрочку до 10 дней — неустойку в размере 5%, за просрочку свыше 10 дней — дополнительную неустойку в размере 7% стоимости недопоставленного в срок товара. Уплата пени и неустойки не освобождает Продавца от обязанности выполнения контракта.

    В случае поставки дефектного товара Продавец уплачивает Покупателю штраф в размере 10% стоимости товара, признанного дефектным.

    В случае поставки товара в некачественной таре, и/или с нарушением обусловленной контрактом упаковки, и/или с неправильной маркировкой грузовых мест Продавец уплачивает Покупателю штраф в размере 3% стоимости товара, находящегося в такой упаковке, отдельно по каждому из указанных нарушений.

    В случае открытия аккредитива на условиях, не соответствующих контракту, и за неоткрытие аккредитива Покупатель обязан оплатить Продавцу штраф в размере 0,1% за каждый день прЪсрочки, но не более 10% суммы аккредитива.

    В случае, если Покупатель откажется от приемки товара, проданного по настоящему контракту, Покупатель уплачивает Продавцу упущенную выгоду в размере 10% суммы непринятого товара.

    В случае несвоевременного сообщения отгрузочных реквизитов Покупатель обязан уплатить Продавцу штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки, но не более 10% стоимости товара.

    За возврат товара без согласия Продавца Покупатель, помимо тарифа, уплачивает Продавцу штраф в размере 3%, а по скоропортящимся товарам — в размере 5% стоимости возвращенного товара. Уплата штрафа не освобождает Покупателя от возмещения всех расходов Продавца по возврату товара. В случае задержки оплаты инкассо Покупатель уплачивает штраф в размере % за каждый день просрочки свыше дней от даты выставления документов в банк. 13.

    Ни одна из сторон не будет нести ответственность за полное или частичное неисполнение любой из своих обязанностей, если неисполнение будет являться следствием таких обстоятельств, как наводнение, пожар, землетрясение и другие стихийные бедствия, война и военные действия, возникшие после заключения контракта, а также запрет государственных органов на экспортные операции.

    Если любое из перечисленных обстоятельств непосредственно повлияло на исполнение обязательства в срок, установленный в контракте, то этот срок соразмерно отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.

    Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательства, о наступлении, предполагаемом сроке действия и прекращении вышеуказанных обстоятельств обязана немедленно, однако не позднее 10 дней с момента их наступления и прекращения, в письменной форме уведомить другую сторону. Факты, изложенные в уведомлении, должны быть подтверждены Торговой (Торгово-промышленной) палатой или иным компетентным органом или организацией в России. Неуведомление или несвоевременное уведомление лишает Продавца права ссылаться на любое вышеуказанное обстоятельство как на основание, освобождающее от ответственности за неисполнение обязательства. 14.

    Все споры или разногласия, которые могут возникнуть из настоящего контракта или в связи с ним, подлежат рассмотрению, за исключением обращения сторон в общие суды, во внешнеторговой арбитражной комиссии при Торгово-промышленной палате России в г. Москве в соответствии с правилами производства дел в этой комиссии, решение которой является обязательным для обеих сторон. 15.

    Импортный контракт может быть заключен на сумму не более 80% стоимости товаров, подлежащих поставке по настоящему контракту.

    Все сборы, включая комиссию банков, налоги и таможенные расходы на территории страны Продавца, связанные с выполнением настоящего контракта, оплачиваются Продавцом и за его счет.

    Получение экспортных лицензий, если таковые потребуются, лежит на обязанности Продавца.

    Претензии, касающиеся любой партии отгруженного товара, не могут являться основанием для забраковки дальнейших партий Покупателем и не дают ему права производить удержания из полагающихся Продавцу сумм для покрытия претензий.

    Покупатель не имеет права реэкспортировать в третьи страны поставляемые по настоящему контракту товары ни непосредственно, ни через третьи лица без письменного согласия на то Продавца. За нарушение этого условия Покупатель уплачивает Продавцу штраф в размере 10% стоимости реэкспортированного товара, а также возмещает все понесенные Продавцом убытки, связанные с таким нарушением.

    Продавец не вправе передавать третьим лицам права и обязательства по контракту без письменного согласия Покупателя.

    Всякие изменения и дополнения к настоящему контракту действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то лицами обеих сторон.

    Условия настоящего контракта будут применяться, если иное не будет оговорено в спецификациях к настоящему контракту, являющихся его неотъемлемой частью.

    Настоящий контракт составлен в двух экземплярах, причем оба экземпляра имеют одинаковую силу.

    Приложение: Спецификация на продукцию. 16.

    Юридические адреса сторон

    (печать поставщика) (печать покупателя)

    Свои особенности есть и в договорах при оформлении арендных отношений. В подобных случаях в тексте договора указывается, что конкретно является предметом аренды: здания, сооружения, жилье или нежилые помещения, машины, оборудование, инвентарь, транспортные средства, средства связи и т. д., а также ставки арендной платы, условия и сроки аренды, порядок содержания и ремонта арендуемых объектов, сроки взносов арендных платежей и другие условия расчетов, ответственность сторон, санкции, порядок разрешения споров.

    Документооборот договоров: мастер-класс

    • Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
    • Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

      Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

      Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

      Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

    • подготовку проекта договора;
    • его согласование;
    • заключение договора (подписание и заверение печатью);
    • регистрацию (включая государственную регистрацию);
    • учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
    • формирование базы по документам контрагентов;
    • организацию исполнения договоров;
    • подготовку договоров к сдаче в архив.
    • На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

    • централизованный или
    • децентрализованный.
    • Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

    • конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
    • отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).
    • Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

      В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

      На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

      Подготовка проекта договора

      Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

      Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

      На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

    • как правило, по количеству сторон;
    • для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.
    • В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

    • Преамбула.
    • Предмет договора.
    • Права и обязанности сторон.
    • Стоимость и порядок осуществления расчетов.
    • Особые условия договора.
    • Ответственность сторон.
    • Изменение, расторжение и прекращение договора.
    • Конфиденциальность.
    • Разрешение споров.
    • Обстоятельства непреодолимой силы.
    • Срок действия договора.
    • Адреса и реквизиты сторон.
    • Подписи сторон.
    • На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

      Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

      Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

    • документы, содержащие сведения о контрагентах:
      • документы, предоставляемые юридическим лицом:
        • копии учредительных документов,
        • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
          • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
          • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
          • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
          • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
          • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
            • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности , сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
          • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
            • копия паспорта,
            • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
              • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
              • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
              • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.
              • Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте 1 :

              • в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
              • в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.
              • Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

                Согласование проекта договора

                Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

              • проекта договора в электронной форме;
              • документов, подготовленных контрагентом;
              • листа согласования, содержащего следующую информацию:
                • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
                • визу ответственного исполнителя,
                • визы руководителей ответственного исполнителя,
                • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
                • наименование контрагента,
                • список визирующих,
                • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

                Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

              • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
                • обоснование необходимости заключения договора,
                • обоснование выбора контрагента,
                • о контрагенте,
                • предмет договора (кратко),
                • сумму договора,
                • условия платежа,
                • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
                • технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
                  • обоснование целесообразности совершения сделки,
                  • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
                  • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
                  • сроки исполнения сделки,
                  • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.
                  • Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

                    Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

                    В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

                    Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

                    Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

                    Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

                  • юрист;
                  • финансовый директор;
                  • главный бухгалтер;
                  • руководитель заинтересованного подразделения.
                  • Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

                    Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.

                    При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

                    Следует различать типовые договоры, утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

                    Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

                    Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

                    При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

                    Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

                    При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

                    При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

                    Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров, не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

                    Заключение договора
                    (подписание и заверение печатью)

                    Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

                    Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

                  • визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
                    • название организации,
                    • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
                    • подпись соответствующего руководителя;
                    • прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.
                    • Право подписания договора имеют:

                    • лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
                    • лица, получившие доверенность.
                    • Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

                      Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

                      Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

                      Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

                      Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

                      Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

                    • генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
                    • специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
                    • разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).
                    • Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

                      Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи.

                      Согласно доверенности представитель мог подписать договор на оказание услуг с ООО «Цитрус» на сумму 15 000 рублей. Однако он заключил договор об оказании услуг стоимостью 6 000 000 рублей.

                      Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

                      Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

                      В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

                      Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

                      Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

                      Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

                      Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

                      • наличии подписи;
                      • наличии виз необходимых лиц;
                      • при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.
                      • Регистрация договоров

                        Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

                        Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

                        В ООО «Ломос» поступил договор на поставку от ЗАО «Форот». При этом в ЗАО «Форот» договору был присвоен № 305/607НВ/05. В ООО «Ломос» —
                        № 124-К/2005. Поэтому общий номер договора будет выглядеть следующим образом: № 305/607НВ/05/124-К/2005.

                        На практике возможен другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

                        При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

                        Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора: порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

                        Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

                      • регистрационный номер;
                      • дополнительный номер (номер контрагента);
                      • дата договора;
                      • наименование контрагента;
                      • предмет договора;
                      • срок действия;
                      • ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
                      • цена договора;
                      • наличие приложений;
                      • кто подписал договор.
                      • Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

                        В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

                      • договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
                      • лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
                      • сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.
                      • Передача подписанного договора контрагенту

                        Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

                        Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

                        Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

                        К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

                        Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

                        Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

                        Выдача оригиналов и копий договоров

                        Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

                        При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

                        Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

                        Учет документов контрагентов

                        Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

                        Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

                        При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

                      • права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
                      • срока действия лицензии, доверенностей;
                      • адреса регистрации;
                      • соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.
                      • Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

                        Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

                        Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

                        Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

                        Обязательными элементами заголовка дела являются:

                      • название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
                      • далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
                      • наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
                      • адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
                      • обобщенное краткое содержание документов дела;
                      • указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
                      • даты, к которым относятся документы дела;
                      • указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.
                      • В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

                        При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело «Договоры, заключенные со страховой компанией «Квадрат». В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.

                        При работе с несколькими банками удобно формировать дело по каждому банку, в которое войдут договоры о расчетно-кассовом обслуживании с использованием электронной формы документов, договоры об открытии банковских счетов, договоры об открытии кредитной линии, договоры залога и др.

                        Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

                        При разработке номенклатуры дел можно рекомендовать осуществлять классификацию договоров по структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений — по видам в случае необходимости.

                        В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др.

                        Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

                      • договоры дарения;
                      • договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
                      • договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
                      • договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
                      • договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
                      • договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
                      • договоры о приватизации;
                      • договоры об экономических, научных и культурных связях;
                      • договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.
                      • Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

                        Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

                        1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

                        Читайте так же:  Максимальные выплаты по осаго с 1 октября 2019